L’année file à vitesse grand V et il est déjà l’heure de faire le premier bilan. Ben oui, si on veut obtenir du résultat on ne blague pas avec ses objectifs de début d’année. Les miens, j’en parlais dans cet article, ils traitaient de : sucre, écologie, organisation, livres, zen attitude. Il y a eu pas mal de changements ces derniers mois dans ma vie : déménagement en Guadeloupe, nouvelle vie de mère au foyer, retour à un mode de vie plus simple et plus sain. Ce nouveau mode de vie me fait le plus grand bien et j’essaie chaque jour de m’améliorer. Je suis à l’affût de tout ce qui peut me rendre la vie plus facile. Aujourd’hui, je vais parler d’organisation. Sans doute parce que c’est par là que j’ai commencé pour accomplir mes objectifs ou en tout cas tenter de les accomplir… Ne nous avançons pas trop !!!
De quoi rêvons nous tous ? De pouvoir multiplier le temps dont nous disposons chaque jour afin de pouvoir réaliser toutes les choses qui envahissent notre esprit ! Bon malheureusement ce n’est pas (encore ?!) possible. Par contre, ce qui est possible, c’est d’organiser ses tâches, leur priorité, pour être plus efficace et donc perdre moins de temps voire en gagner. Moi, c’est vraiment cet objectif qui me motive, gagner du temps. Du temps pour moi, du temps pour ma famille, mes amis, du temps qui compte vraiment à faire ce qui me rend heureuse.
J’adooooore les listes !!! Je peux ainsi me vider l’esprit de tout ce qui l’encombre et visualiser l’étendue des travaux à effectuer. Dans le cadre personnel ou professionnel, je suis une adepte de ces listes qui me permettent de gérer mes projets. Ma plus grande satisfaction ? Barrer une tâche une fois qu’elle est accomplie !!! Oui, on aime tous ça !
Bon ensuite qu’on s’entende bien, il y a liste et liste… Si l’objectif est d’optimiser son temps au maximum, il faut passer en mode professionnel de la liste, oui oui, ça existe.
Sur le plan perso : on recense les tâches et projets que l’on veut voir avancer, s’il le faut on décompose en plusieurs sous-tâches.
Sur le plan pro : on recense les dossiers sur lesquels on doit avancer, les différentes tâches à accomplir qu’on décompose également en sous-tâches.
Quand on fait sa liste que ce soit perso ou pro, on voit large, on ne se contente pas des objectifs à court terme.
Faire cette gymnastique intellectuelle peut paraître très simple mais il n’en est rien ! Cela demande un vrai effort que de penser ses projets, son boulot, son organisation personnelle en vue d’apporter une amélioration significative. Donc lister, c’est déjà une grosse partie du boulot d’organisation en lui même. Mais lister ne suffit pas, on est d’accord là dessus je pense !
L’étape à ne surtout pas négliger c’est celle qui consiste à prioriser les tâches et projets divers et variés qui figurent sur nos listes. Il est indispensable de classer par ordre d’importance les éléments de nos listes en fonction de critères que l’on aura définis.
L’urgence est un des critères qui est souvent le seul retenu mais que faire de toutes ces tâches qui ne sont pas urgentes ? On les classe en fonction de leur importance à nos yeux ou ceux de nos chefs, de nos clients.
Ensuite on passe à une autre grosse étape la pla-ni-fi-ca-tion.
Planifier
J’ai listé mes projets, tâches et objectifs à réaliser, je les ai rangé par priorité, il ne me manque qu’à les planifier, c’est à dire les organiser dans mon agenda. Vous allez tout de suite comprendre l’intérêt des sous-tâches et de la décomposition !
Pour chaque élément de ma liste, je prévois une plage horaire durant laquelle je réalise la tâche correspondante et je me fixe une deadline pour les tâches qui demandent beaucoup de temps. Je fais attention de programmer les tâches les plus difficiles à une heure où je serai la plus concentrée, les tâches les moins difficiles à l’inverse seront aux heures où je suis moins focus (11/14H).
La question du moment optimal pour réaliser une tâche n’est pas négligeable lorsque l’on veut améliorer son efficacité au niveau perso ou pro. Je ne me lance pas sur un dossier compliqué une demi-heure avant l’heure du déjeuner parce que je sais que je ne serai pas au top de la concentration ! Par contre, j’utilise tous les moments creux (entre deux réunions) pour effectuer les petites tâches que je peux réaliser en 5 minutes.
Dans la mesure du possible, je ne me lance pas dans trop de projets en même temps. J’essaie de me focaliser sur une tâche à la fois. J’évite également toutes les distractions quand j’effectue une tâche (tv, téléphone, mails).
Personnellement, j’ai plusieurs listes : une liste quotidienne, une liste hebdomadaire, une liste sur le plus long terme. En fin de journée, je fais le point sur ma liste du jour, en fin de semaine sur ma liste hebdo et je reprogramme les tâches qui ne sont pas encore achevées.
Je prévois des créneaux pour les démarches administratives, le traitement des mails, les activités sportives (sinon on s’y met jamais !!!).
Cette organisation était vitale pour moi quand je bossais encore (je suis actuellement en dispo pour ceux qui ne le savent pas encore !), elle est tout aussi précieuse alors que je suis à la maison dans la gestion des tâches quotidiennes, des enfants et de mes projets personnels.
Ranger
Qui dit organisation dit ordre, non ? Oui, je sais on attaque une question épineuse, celle du rangement. Je vous l’ai déjà dit je crois, je ne suis pas Bree Van De Kamp !!! Je n’ai pas ça dans le sang ! Donc j’ai besoin d’une organisation au top pour ne pas être envahie par la poussière et le désordre. Bon, après honnêtement je ne suis ni maniaque ni fan de ménage donc je m’en tiens à l’essentiel.
En matière de rangement je ne peux que vous conseiller le livre de Marie Kondo dont je vous ai déjà parlé : La magie du rangement. Je ne jure plus que par cela ! L’idée d’aller à l’essentiel, d’évoluer dans un environnement épuré, sans surplus m’a tout de suite convaincue. A force d’accumuler on ne s’y retrouve plus dans son propre chez soi, moi j’en ai eu marre. Et puis quand tu accumules tu rends toute tentative de rangement titanesque, il ne faut pas se mentir.
Vous voulez simplifier votre intérieur et vous faciliter la vie !!! Voilà la démarche à adopter :
1. Rassembler tous les objets d’une même catégorie (vêtements, livres, papiers, objets divers, les objets à valeur sentimentale) et faire le tri. L’ordre de ces catégories n’est pas à prendre à la légère, c’est l’ordre idéal selon Mme Rangement. L’idée est de se débarrasser du superflu. Alors, on jette ce qui n’est plus en état ou on recycle, on donne, on vend ce dont on ne va plus se servir ou rarement.
2. Choisir un endroit pour ranger tous les objets d’une même catégorie. Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place !
3. Je rajouterai qu’il faut garder une vigilance pour ne pas rajouter du surplus en achetant des choses qui ne sont pas réellement utiles. Sans quoi il faudra recommencer toutes ces étapes encore et encore…
Profiter !!!
Pas besoin de mode d’emploi pour ça je pense ! On voit tous de quoi il s’agit !!! Pour ma part j’ai l’embarras du choix ici 😉.
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